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Permanente Inventur: Bestandsaufnahme mit mehr Flexibilität

  • Die jährliche Inventur zum Bilanzstichtag ist vielerorts eine ungeliebte Pflicht. Eine permanente Inventur kann eine effizientere Alternative sein – wenn bestimmte Bedingungen gegeben sind. Der Begriff Inventur erzeugt vielfach noch ein klischeehaftes Bild: Der Handwerks-, Gewerbe- oder Handelsbetrieb muss an einem bestimmten Tag geschlossen werden, es kommt zu Umsatzeinbußen, unmotivierte Mitarbeiter zählen Waren- und Lagerbestände einzeln durch. Die Begeisterung für eine Inventur hält sich in Grenzen. Diese körperliche Bestandsaufnahme aller dem Unternehmen gewidmeten Vermögensgegenstände und Schulden durch Zählen, Messen, Wiegen zu einem bestimmten Zeitpunkt wird als lästige Pflicht wahrgenommen, obwohl sie für das Jahresergebnis wichtig ist. Eine Inventur ist arbeitsintensiv und zeitaufwendig. Die permanente Inventur ist eine Methode, die dem Unternehmen deutlich mehr Flexibilität bietet.

Warum eine Inventur durchführen

  • Eine Inventur ist erforderlich, wenn ein Unternehmen gegründet, übernommen oder geschlossen wird. Sie ist für rechnungslegungspflichtige Unternehmen ebenso zum Ende eines Geschäftsjahres vorgeschrieben. Dieser Bilanzstichtag fällt bei zahlreichen Unternehmen auf den 31. Dezember. Die Inventur ist Teil der ordnungsgemäßen Buchführung, zeigt Abweichungen zwischen Soll- und Istbeständen auf und dient zur Aufdeckung von Verlusten durch Schwund oder Diebstahl. Bei der Inventur aufgetretene Differenzen müssen erfolgswirksam in der Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigt werden.

Wie eine permanente Inventur abläuft

  • Bei der sogenannten permanenten Inventur kann die körperliche Bestandsaufnahme über das Jahr aufgeteilt in Etappen erfolgen. Unterschiedliche Warengruppen oder Lagerorte dürfen zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfasst werden – z. B. Waren aus der Kategorie A im Jänner, aus der Kategorie B hingegen im März und so weiter. Die permanente Inventur bietet den Unternehmen somit deutlich mehr Flexibilität. Es kann dann gezählt, gemessen und gewogen werden, wenn wenig zu tun ist (z. B. Stichwort Sommerloch) und/oder die Lagerbestände niedrig sind, wodurch sich Arbeitsaufwand, Personaleinsatz und Kosten reduzieren. Es kommt zu keinen Umsatzeinbußen, weil das Geschäft nicht geschlossen werden muss. Unter dem Strich muss jedoch stehen, dass die körperliche Bestandsaufnahme im Unternehmen einmal im Jahr komplett durchgeführt wurde. Alles muss einmal korrekt inventiert werden. Zum Bilanzstichtag greifen Unternehmen dann auf die Lagerbuchführung zurück. Die Voraussetzung für eine permanente Inventur sind eine gut organisierte Buchhaltung und ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem. Bestandveränderungen müssen verlässlich fortgeschrieben werden, damit sichergestellt ist, dass die Bestände auch zum Bilanzstichtag korrekt sind. Besonders wertvolle Wirtschaftsgüter und solche mit unkontrollierbarem Bestand (z. B. durch Verdunsten, Verderben oder Zerbrechen) sind davon ausgenommen. Auch eine permanente Inventur sollte gut geplant und nicht „irgendwann dazwischen“ erledigt werden. Eine strukturierte Durchführung bleibt wertvoll.

    • Die Lagerorte sind in klar abgegrenzte Aufnahmebereiche aufzuteilen.
    • Für die jeweiligen Bereiche ist ein Zeitplan zu erstellen, verantwortliche Mitarbeitende müssen bestimmt werden. 
    • Die Grundsätze einer ordentlichen Inventur – Vollständigkeit, Richtigkeit, Einzelerfassung, Nachprüfbarkeit, Klarheit – sind selbstverständlich weiterhin einzuhalten.
    • Die Inventurmaßnahmen sind so zu dokumentieren, dass sie ein Außenstehender (z. B. Sachverständiger) ohne größere Schwierigkeiten nachvollziehen kann.

Tipps für die Inventur

    • Das zählende Personal sollte niemals den Soll-Bestand wissen. Dadurch würden nur Fehlzählungen zugunsten der angenommenen Menge entstehen.
    • Die Mitarbeitenden sollten bei der Inventur nicht in ihrem gewöhnlichen Arbeitsbereich eingesetzt werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie aus Betriebsblindheit oder Befangenheit Fehler machen, ist recht hoch.
    • Schaffen Sie in den Lagern und bei den Arbeitsstellen schon vor der Inventur Ordnung. Wenn man während der Bestandsaufnahme auch noch aufräumen und saubermachen muss, rutscht die Stimmung schnell in den Keller.
    • Damit die Bestandsaufnahme im nächsten Jahr (noch) reibungsloser ablaufen kann, sollte nach der Inventur eine Analyse der gefundenen Abweichungen und eine kleine Manöverkritik durchgeführt werden.

  • Fotocredit: AdobeStock/sirichai

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